Algemene voorwaarden

Laatste update: 21 april 2026

Deze voorwaarden bestaan uit drie delen:

1. Voorwaarden rond verkoop en reserveringen
2. Huisregels voor deelnemers
3. Overige bepalingen

Ze zijn van toepassing op iedere deelnemer die een reservering maakt of deelneemt aan activiteiten bij VIRTUA3000. De meest actuele versie is steeds terug te vinden op www.virtua3000.be.

1. Informatie over VIRTUA3000

Commerciële naam: VIRTUA3000

Vennootschap: KONG BV

Maatschappelijke zetel: Bondgenotenlaan 122, 3000 Leuven (RPR Leuven)

Vestigingen:

• Bondgenotenlaan 122, 3000 Leuven

BTW-nummer: BE0646.710.579

E-mailadressen:

• leuven@virtua3000.be

2. Definities

Deelnemer: iedere persoon die deelneemt aan een activiteit bij VIRTUA3000.

Reservering: de overeenkomst tussen de deelnemer en VIRTUA3000 voor deelname aan een activiteit.

Activiteiten: alle door VIRTUA3000 georganiseerde spel- en belevingservaringen (waaronder VR simulators).

Groepsboeking: een reservering voor 10 of meer deelnemers.

No-show: het zonder voorafgaande annulering niet verschijnen op de geboekte activiteit.

3. Voorwaarden voor reserveringen

3.1 Reserveren

Reserveringen gebeuren via ons online systeem en zijn pas definitief nadat de deelnemer een bevestigingsmail heeft ontvangen.

3.2 Annuleren of wijzigen

• Een reservering kan kosteloos worden gewijzigd of geannuleerd tot 72 uur voor de geplande activiteit.
• Annuleringen binnen 72 uur voor de activiteit of no-shows worden 100% van het totale bedrag aangerekend.
• Annuleringen of wijzigingen kunnen uitsluitend schriftelijk worden doorgegeven via het juiste e-mailadres van de vestiging.

3.3 Groepsboekingen

Voor groepsboekingen kunnen specifieke afspraken gelden. VIRTUA3000 behoudt zich het recht voor om een voorschot te vragen, in overleg met de deelnemer.

3.4 Betaling

Betalingen dienen te gebeuren binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld. Bij niet-betaling ontvangt de deelnemer eerst een kosteloze herinnering. Bij verdere wanbetaling wordt een administratiekost van 10% (minimaal €25) en wettelijke nalatigheidsinteresten aangerekend, conform de Wet betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties (momenteel 10,5% voor het tweede semester van 2025 – FOD Financiën).

3.5 Geen herroepingsrecht

Reserveringen vallen onder de uitzonderingen van het herroepingsrecht (art. VI.53, 12° WER). Dit betekent dat een bevestigde reservering niet vrijblijvend kan worden geannuleerd.

3.6 Wijzigingen door VIRTUA3000

LASER3000 behoudt zich het recht voor om openingsuren, programma’s en activiteiten te wijzigen of aan te passen zonder dat dit aanleiding geeft tot terugbetaling.

4. Huisregels voor deelnemers

4.1 Toegang en leeftijden

De minimumleeftijd voor deelname aan VR simulators bedraagt 6 jaar. Deelnemers tot en met 16 jaar moeten tijdens het bezoek onder toezicht staan van een volwassene. Deze volwassene hoeft niet deel te nemen aan het spel. Een reservering geldt alleen voor de geboekte datum en tijd. Deelnemers dienen minstens 15 minuten voor aanvang aanwezig te zijn.

4.2 Gezondheids- en veiligheidsrestricties

Deelnemers dienen zelf in te schatten of deelname geschikt is, rekening houdend met hun gezondheid.

Voorzichtigheid is aangewezen voor:

• Personen met epilepsie, ernstige hartproblemen of andere medische aandoeningen waarbij fysieke inspanning een risico vormt.
• Zwangere personen (informeer vooraf bij de huisarts).

4.3 Gedrag

Om de veiligheid en een optimale VR-ervaring te garanderen:

• Het is verplicht om de instructies van het personeel strikt op te volgen vóór en tijdens de ervaring.
• Het is niet toegestaan om de VR-apparatuur (VR-bril, controllers, zitplaatsen of bewegende platformen) verkeerd te gebruiken, te forceren of te manipuleren.
• Veiligheidsvoorzieningen zoals gordels of harnassen moeten correct gedragen worden en mogen niet verwijderd worden tijdens de ervaring.
• Rennen, springen of het maken van ongecontroleerde bewegingen is niet toegestaan tijdens het gebruik van de VR-simulatoren.
• Het gebruik van de VR-simulatoren onder invloed van alcohol of drugs is verboden.
• Bij storend of gevaarlijk gedrag kan de ervaring onmiddellijk worden stopgezet.

VIRTUA3000 behoudt zich het recht voor om deelnemers die deze regels overtreden of een risico vormen voor zichzelf, anderen of de apparatuur de toegang te ontzeggen zonder terugbetaling.

4.4 Aansprakelijkheid

Deelname aan activiteiten bij VIRTUA3000 gebeurt volledig op eigen risico. VIRTUA3000 is niet aansprakelijk voor ongevallen, letsels of ongemakken die voortvloeien uit het gebruik van de VR-simulatoren, behalve in geval van opzet of grove nalatigheid.

VIRTUA3000 is niet aansprakelijk voor tijdelijke effecten die kunnen optreden bij VR-gebruik, zoals desoriëntatie, duizeligheid of misselijkheid.

Bezoekers zijn zelf verantwoordelijk voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen.

Schade aan apparatuur of infrastructuur veroorzaakt door verkeerd gebruik, nalatigheid of het niet naleven van instructies kan worden verhaald op de betrokken deelnemer.

4.5 Schade aan materiaal

In geval van schade aan apparatuur of infrastructuur door nalatig, onzorgvuldig of opzettelijk gedrag, zal VIRTUA3000 de herstellings- of vervangingskosten verhalen op de verantwoordelijke deelnemer of groep.

Richtbedragen:

• VR-headset (incl. controllers en toebehoren): €1.200 per stuk
• Overige schade aan VR-apparatuur (zoals kabels, sensoren, bevestigingen): herstelkosten volgens factuur

Voor schade aan VR-simulators (zoals bewegende platformen, stoelen, mechanische onderdelen of elektronische systemen) geldt:

• Herstelling gebeurt op basis van een externe diagnose en offerte
• Indien herstel niet mogelijk of economisch onverantwoord is, kan de volledige vervangingskost worden aangerekend
• Eventuele gevolgschade (zoals tijdelijke buitengebruikstelling van de simulator en inkomstenverlies) kan eveneens worden verhaald

5. Foto’s, camerabeelden en privacy

5.1 Cameragebruik

Voor de veiligheid worden in onze vestigingen camerabeelden opgenomen. Deze beelden worden maximaal 3 maanden bewaard, tenzij ze nodig zijn voor een onderzoek naar een incident of misdrijf.

5.2 Beeldmateriaal

Tijdens activiteiten kunnen foto’s of video’s gemaakt worden (bijvoorbeeld voor sfeerimpressies of promotionele doeleinden). Door deel te nemen aan activiteiten stemt de deelnemer in met het maken en gebruiken van dit beeldmateriaal door VIRTUA3000, tenzij voorafgaand aan het bezoek schriftelijk bezwaar is gemaakt.

5.3 Privacybeleid

VIRTUA3000 verwerkt persoonsgegevens conform de geldende wetgeving. Het volledige privacybeleid is beschikbaar op www.virtua3000.be/privacy.

6. Overmacht

In situaties buiten de wil van VIRTU3000 om (zoals pandemieën, stroomstoringen, stakingen, brand, overheidsmaatregelen of andere uitzonderlijke omstandigheden) kan VIRTUA3000 een activiteit annuleren of verplaatsen. Indien een activiteit wordt onderbroken door overmacht na aanvang, wordt geen (volledige) terugbetaling voorzien.

7. Klachten

Klachten dienen schriftelijk te worden ingediend via het juiste e-mailadres van de vestiging binnen 5 dagen na de activiteit. Schadeclaims moeten binnen 10 dagen na het incident worden gemeld. VIRTUA3000 verbindt zich ertoe om binnen 10 werkdagen op klachten te reageren. Rechtsvorderingen vervallen als ze niet binnen 1 jaar worden ingesteld.

8. Aansprakelijkheidsbeperking

Behalve in geval van opzet of grove nalatigheid, is de aansprakelijkheid van VIRTUA3000 beperkt tot het bedrag van de reservering.

9. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze voorwaarden is uitsluitend Belgisch recht van toepassing. Geschillen vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Leuven.